Latvijā personāla atlases process notiek divos veidos – uzņēmumi paši ar saviem resursiem meklē darbiniekus vai uztic šo pienākumu ārpakalpojumu sniedzējiem. Mazos uzņēmumos darbiniekus meklē pats uzņēmuma vadītājs vai tā nozīmēti cilvēki. Vidējos un lielos uzņēmumos šis pienākums ir uzticēts personāla daļai. Situācijās, kad personāla daļa nespēj piesaistīt kvalificētus kadrus vai vienkārši ir vēlme izmēģināt citu pieeju tiek nolīgtas personāla atlases kompānijas.
Personāla atlase ietver vairākus posmus, katrs no kuriem ir būtisks, lai nodrošinātu, ka tiek atrasts kandidāts, kurš vislabāk atbilst uzņēmuma prasībām un vajadzībām.
Galvenie personāla atlases posmi
Viss sākas ar vakances prasību definēšanu. Tas nozīmē, ka tiek izstrādāts detalizēts amata apraksts, kurā iekļautas prasības (izglītība, pieredze, prasmes, personīgās īpašības), pienākumi un plānotais atalgojums. Jāatgādina, ka Latvijā ir spēkā prasība sludinājumos norādīt paredzamo atalgojumu.
Daļa uzņēmumu joprojām cenšas neatklāt atalgojumu savos sludinājumos, taču tā ir kļūda. Tas ir ne tikai likuma pārkāpums, bet arī vājina izredzes atrast piemērotus kandidātus. Precīzs amata apraksts un paredzama alga palīdz piesaistīt piemērotus kandidātus un atsijā tos, kas nav gatavi strādāt par zemāku atalgojumu.
Vakances izsludināšana notiek vairākos veidos – uzņēmumā iekšēji, mājaslapā un vakanču portālos. Paralēli tam piemērotus kandidātus var uzrunāt arī sociālajos tīklos, sevišķi Linkedin. Ja kandidātu atlasi veic personāla atlases firma papildus tiek izmantota arī tās rīcībā esošā darbameklētāju datubāze.
Saskaņā ar publiski pieejamo informāciju, Latvijā ir gana daudz firmu, kas piedāvā uzņēmumiem atrast piemērotus kandidātus vakances aizpildīsānai. Piemēram, personāla atlases kompānija WORK IN veic gan tradicionālo darbinieku atlasi, gan nodrošina augsta līmeņa darbinieku (head hunting), personāla nomas pakalpojumus un palīdz piesaistīt darbiniekus no ārzemēm.
Minimālo vakances izsludināšanas termiņu vajadzētu paredzēt vismaz 30 dienas. Grūtāk aizpildāmām vakancēm tas var būt arī vairāk.
Pēc vakances izsludināšanas uzņēmums sāk saņemt pieteikumus. Šajā posmā primāri tiek pārbaudīts CV un motivācijas vēstule, lai noteiktu vai pieteikumi atbilst izvirzītajām prasībām. Šajā posmā var izmantot arī automatizētas atlases sistēmas, lai paātrinātu procesu. Parastiem uzņēmumiem šādas sistēmas parasti nav iegādātas, taču tās ir katrai personāla atlases firmai. Vajadzības gadījumā programmatūru var atrast internetā ikviens uzņēmums.
Atlases nākamais posms ir intervijas. Interviju laikā personāla speciālisti vērtē kandidātu atbilstību ne tikai prasībām, bet arī uzņēmuma kultūrai. Intervijas var būt dažādas – telefoniski, attālināti (Zoom, Google Meets, MS Teams, Skype, Whatsapp) vai klātienē. Intervijas formāts atkarīgs no kandidātu skaita, atrašanās vietas, personāla resursiem u.c. faktoriem.
Samērā bieži kandidātiem ir jāveic testi, lai novērtētu viņu profesionālās prasmes, personību un citas svarīgas īpašības. Šie testi var ietvert psihometriskos testus, prasmju pārbaudes un simulācijas.
Pēc intervijām un testēšanas tiek veikta galīgā kandidātu izvēle. Pirms pieņemt lēmumu gala lēmumu vēl ir jāpārbauda kandidāta izglītības dokumentu autentiskums un jāievāc atsauksmes no bijušajiem darba devējiem vai kolēģiem.
Kad lēmums pieņemts, kandidāts saņem darba piedāvājumu, kurā norādīta plānotā alga, piemaksas, bonusi, darba laiks u.c. svarīgi aspekti. Ja darbinieks pieņem piedāvājumu ar viņu tiek noslēgts darba līgums un darbinieks tiek ievadīts darba pienākumos. Šajā posmā darbinieks tiek iepazīstināts ar uzņēmuma struktūru, kolēģiem un darba pienākumiem. Vajadzības gadījumā jaunajam kolēģim tiek nodrošināta papildus apmācība zinošu kolēģu vai pieredzējuši speciālistu un pasniedzēju vadībā.
Uzņēmumi, kas vakances aizpildīšanai ir izmantojuši personāla atlases kompānijas šajā brīdī ir jāveic maksājums par darba izpildi. Situācijās, kad atrastais darbinieks pamet darba vietu ātrāk kā 6 mēnešu laikā daļa personāla atlases firmu piedāvā atrast citu kandidātu bez papildus maksas.
Kandidātiem, kas netika izvēlēti ir jānosūta atteikums (e-pastā, jāpaziņo telefoniski vai jānosūta vēstule). Tas ir vajadzīgs ne tikai pieklājības pēc, bet uzņēmuma ilgtspējas vārdā. Korekta attieksme pret visiem kandidātiem palielina iespēju, ka atraidītie kandidāti nākotnē būs gatavi atkārtoti pieteikties brīvajām vakancēm.
Personāla atlases vadlīnijas
Uzņēmumiem un valsts iestādēm, kam regulāri ir jāaizpilda vakances, darbinieku piesaiste ir ikdienas process. Lai procesu padarītu maksimāli efektīvu un pārskatāmu šādos uzņēmumos tiek izstrādātas personālas atlases vadlīnijas. Vadlīnijās tiek noteikta:
- Personāla plānošana
- Personāla atlases process
- Amata apraksta izveidošanas process
- Vakances pretendentu pārbaudes kritēriji, t.sk. dokumentu un svešvalodu prasmju izvērtēšana, intervijas process, atsauksmju ievākšana
- Vakances izsludināšanas termiņi un vietas
- Konkursa rezultātu publicēšanas nosacījumi
- Exit poll interviju norises organizēšana
Labs piemērs no kā pašpikot ir Ministru kabineta sagatavotās personāla atlases vadlīnijas. Ar tām varat iepazīties šeit (noklikšņinot atvērsies .pdf dokuments).
Personāla atlases ieguvumi
Darbinieku atlase palīdz atrast kvalificētus un piemērotus darbiniekus. Veicot šo pienākumu pašiem, procesa laikā tiek iegūta pieredze un zināšanas, kā arī tiek ietaupīti resursi. Uzticot personāla atlasi ārpakalpojumu sniedzējiem, tiek ietaupīts laiks un resursi, jo piesaistītie speciālisti paši paveic visu sarežģītāko procesu. Personāla atlases firmām vairumā gadījumu ir lielāka pieredze, plašāks kandidātu tīkls un riski pieņemt darbā neatbilstošu kandidātu būs mazāki. Piesaistot piemērotus darbiniekus, uzņēmums var nodrošināt ilgtermiņa izaugsmi un panākumus, jo darbinieki būs motivēti un lojāli.